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Thompson BPO

Externalisation des processus administratifs et financiers avec gouvernance, technologie et indicateurs. Le back-office qui soutient l'activité, sans perte de contrôle.

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Quand le back-office freine la croissance

Des processus éclatés entre plusieurs équipes, des reprises, des validations sans traçabilité et des difficultés à arrêter les chiffres à temps. À mesure que l'entreprise grandit, le back-office tend à croître plus vite que l'activité et à mobiliser l'attention de ceux qui devraient piloter.

Ce que nous faisons

Comptabilité fournisseurs et clients

Réception, contrôle, saisie et suivi des factures, reçus et paiements fournisseurs.

Rapprochements et trésorerie

Rapprochements bancaires, prévisions de trésorerie et contrôle des flux financiers.

Gestion des contrats

Émission à partir de modèles validés, numérotation, signature électronique et archivage des contrats et avenants.

Centres de services partagés

Conception et mise en place de CSP pour les groupes multi-sociétés, multi-marques ou multi-sites.

Reporting de gestion

Indicateurs, tableaux de bord et rapports périodiques pour la direction et les actionnaires.

Comptabilité et fiscalité

En lien avec des comptables certifiés inscrits à l'Ordre des comptables certifiés du Portugal (OCC).

Comment ça marche

  1. 01

    Diagnostic

    Cartographie des processus, volumes et coûts selon la méthode BPR (Business Process Redesign).

  2. 02

    Conception et SLA

    Nouveau modèle opérationnel, cellules de travail et accords de niveau de service formalisés.

  3. 03

    Transition

    Migration par étapes, avec formation, période en parallèle et validation de chaque processus.

  4. 04

    Exploitation et amélioration

    Pilotage dans le workflow w-TMH, indicateurs partagés et revue continue.

Pourquoi Thompson

  • Plus de 20 centres de services partagés mis en place par le groupe, dans des secteurs variés.
  • Workflow propriétaire w-TMH, en SaaS, avec une traçabilité de bout en bout.
  • Entité BPO du groupe dimensionnée pour plus de 150 professionnels.
  • Contrat, gouvernance et interlocuteur à Lisbonne.

// Références

Références associées

IndustrieBPOTechnologie

Groupe Formitex

Quatre back-offices réunis en un seul centre de services partagés

Un groupe de huit sociétés réalisant plus de 2 milliards de reais de chiffre d'affaires annuel unifie son back-office et réduit ses dépenses de 26 %.

−26 %dépenses de back-office
71 % → 89 %respect des SLA
6×retour sur investissement
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Enjeu

Présent dans les stratifiés, la chimie, le papier et la logistique, le groupe comptait quatre back-offices administratifs distincts, ce qui empêchait la standardisation des processus et les économies d'échelle.

Solution

Projet en trois phases — architecture, processus et mise en œuvre — entre mai 2019 et mars 2020 : diagnostic de chaque société, revue de bout en bout des processus et politiques, accords de niveau de service et paramétrage du workflow w-TMH.

Résultats

  • Réduction de 3,3 millions de reais par an du coût du back-office.
  • Respect des SLA passé de 71 % à 89 % au cours des trois premiers mois.
  • Investissement rentabilisé six fois.
ÉnergieBPO

Ultragaz

Des services externalisés avec rigueur fiscale depuis 2012

Trois activités de BPO pour l'un des plus grands distributeurs de gaz du Brésil : contrats de transport, contrôle fiscal et saisie des factures.

3activités en cours
10+ ansde relation
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Enjeu

Des contrats papier envoyés par coursier aux agences et des documents de transport saisis par chaque agence augmentaient le risque d'erreurs et de pénalités fiscales.

Solution

Centralisation des contrats de transport avec un modèle validé par le service juridique et signature électronique (depuis 2012) ; contrôle fiscal centralisé de tous les documents de transport (depuis 2012) ; analyse et saisie des factures et reçus fournisseurs au sein du CSP (depuis 2019).

Résultats

  • Suppression du contrat papier et accès immédiat à tout l'historique.
  • Réduction des erreurs et des risques de redressement fiscal.
  • Documents saisis conformément à la réglementation en vigueur.
ÉnergieBPO

Distributeur national de GPL

Gestion des paiements centralisée dans une cellule unique

L'audit et le paiement des dépenses de l'entreprise ont été regroupés dans une structure unique, avec une traçabilité de bout en bout.

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Enjeu

Transport, loyers, infrastructures et services généraux étaient audités et payés de manière décentralisée, avec des reprises, des incohérences et des retards.

Solution

Création d'une cellule unique de Gestion des paiements, responsable de l'ensemble du cycle d'audit, de saisie et de validation, intégrant les flux de commandes et de demandes internes.

Résultats

  • Centralisation complète des flux financiers et administratifs.
  • Standardisation et automatisation des processus de validation.
  • Suppression des doublons et paiements plus prévisibles.
ÉducationBPO

Kroton Educacional

L'un des premiers centres de services partagés dans l'éducation

En 2009, Thompson a été chargé de mettre en place le CSP de l'un des plus grands groupes d'enseignement du Brésil.

2009lancement du projet
1CSP pour deux institutions
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Enjeu

Réunir dans une administration intégrée un réseau d'écoles associées et de facultés en propre réparties dans plusieurs États.

Solution

Conception et mise en place du CSP. Après la coentreprise avec Anhanguera, les intégrations ont été revues pour qu'un centre unique serve les entités des deux institutions.

Résultats

  • Gains significatifs en matière de contrôle et de réduction des coûts.
  • Un modèle en amélioration continue, étendu après la coentreprise.

Projets réalisés par les équipes de Thompson Management Horizons au Brésil.

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